Zusätzliche Leistungsbausteine

Einzelne Leistungsbausteine sind sehr spezifisch und werden deshalb von uns nicht im Sinne von Standardleistungen in Kundenprojekten erbracht, sondern optional. Sie sind immer dann von Relevanz, wenn folgende Aspekte zutreffen:

• das Projekt ist gekennzeichnet von einem sehr komplexen Projektumfeld und von zahlreichen, interdependenten Maßnahmen/ Vorhaben

• es handelt sich um einen Ausschreibungsprozess und die erforderliche Expertise bei der Dienstleisterauswahl und -steuerung ist inhouse nicht verfügbar

• das Projekt befindet sich in „schwierigem Fahrwasser“ und Sicherheit bzw. eine Rückführung auf die Zielgerade kann erzielt werden durch einen Sachverständigenblick von “außen“, die Einbindung eines unbelasteten Dritten der eine Moderatorenrolle wahrnimmt oder die Einführung stringenter Projekt-management-Methoden zur Aufgabe hat

• es ist das Ziel Potentiale von Projektverantwortlichen zu aktivieren oder Mitarbeiter auf einen Projekteinsatz vorzubereiten

• es handelt sich um sicherheitsrelevante Zielsetzungen in Projekten, die gemäß aktuellen internationalen und nationalen Standards, wie z.B. dem ISO 27001 und dem BSI Grundschutz, zeitnah umgesetzt werden müssen.

Die spezifischen Leistungsbausteine sind:

Programm-Management

Ein Programm-Management ist unseres Erachtens immer dann sinnvoll, wenn mehrere Projekte parallel gesteuert werden müssen und eine übergeordnete Koordination einen Mehrwert generiert. Ein Mehrwert kann beispielsweise entstehen durch die Nutzung von Projektsynergien, die Optimierung der Ressourcenplanung durch Projektsynchronisation, die Priorisierung der Projekte unter Maßgabe von Unternehmenszielen, etc.

Wir verfügen über effektive Methoden zur übergreifenden Steuerung einer Vielzahl von Projekten und führen die Projektportfolioplanung durch, um Reibungsverluste der Projekte untereinander zu minimieren. Dabei identifizieren wir inhaltliche und zeitliche Abhängigkeiten zwischen den Projekten und analysieren projektinterdependente Implikationen unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Wir führen ein programmübergreifendes Berichtswesen ein, das ein Bestandteil unseres Programm-Controllings ist.

Vendor Selection und Vendor Management

Den richtigen externen Partner zur Durchführung eines Projektes zu finden ist eine besondere Herausforderung, die von einer Vielzahl von Risiken begleitet wird. Häufig ist es so, dass die Zahl der externen Projektpartner steigt, je größer das Projekt ist. Unser Leistungsbaustein Vendor Selection dient dazu, die Risiken der Partnerwahl in Chancen umzukehren und dabei ein optimales Teaming zu erreichen, das durch Zielorientierung und Komplementarität gekennzeichnet ist und maximale Effizienz gewährleistet.

Wir sind der Meinung, dass die folgenden zwei Faktoren für den Projekterfolg maßgeblich sind: Der optimal gestaltete Vertrag als Basis für die Projektdurchführung und der bzw. die richtigen Dienstleister als Projektpartner. Wenn wir unsere Kunden bei der Auswahl der optimalen Projektpartner unterstützen, dann tun wir dies mit dem Ziel, diese beiden Faktoren sicherzustellen.

Dass wir dieses Ziel erreichen, liegt insbesondere an:

• einer realistischen und gerechten, auf best practices beruhenden Planung des Ausschreibungs-prozesses

• unserer Erfahrung und Kompetenz, eine verständliche, qualifizierte und eindeutige Ausschrei-bungsunterlage zu erstellen, die die Anbieter in die Lage versetzt, ein qualifiziertes Angebot einzureichen

• Objektivität, Neutralität und Fairness im Umgang mit allen Anbietern und der Disziplin, dies vom Anfang bis zum Abschluss des Prozesses ohne Ausnahme zu leben

• der permanenten und zeitnahen Information der Anbieter und einer professionellen Feed-backorganisation

• unserer Methodik, die Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen

• unserer Methodik, die Angebote in qualitativer und quantitativer Hinsicht auszuwerten, die Aus-wertungsergebnisse zu dokumentieren und zur Entscheidung durch den Kunden aufzubereiten

• unserer Qualifikation, gerade die in den Angeboten beschriebenen Punkte. Leistungsbeschreibung, Aufwandsschätzung, Projektplanung und Staffing mit den Anbietern auf Augenhöhe zu diskutieren und zu verhandeln

Für uns ist der Ausschreibungs- bzw. Anbieterauswahlprozess das Projekt vor dem Projekt und deshalb wissen wir, dass bereits in dieser Phase der Grundstein für den zukünftigen Projekterfolg gelegt wird.

Als Projektmanager sehen wir es als unsere Aufgabe an, die im Projektvertrag zwischen unserem Kunden und dem jeweiligen ausgewählten Lieferanten bzw. Projektpartner dokumentierten Ver-handlungsergebnisse zu überwachen und alle Beteiligten im Projekt so zu steuern, dass die Vertrags-erfüllung sichergestellt wird.

Projekt-QuickCheck

Die Vorbereitung, Planung und Durchführung von Projekten gehört zum Basisgeschäft einer jeden modernen Organisation. Aber trotzdem scheitern immer noch viele Projekte an unterschiedlichen Problemen: Die richtige Priorisierung der Projektaufgaben, das Management der Risiken, die optimale Ressourcenplanung, die interne Kommunikation und viele andere Fragestellungen werden sehr häufig erst zu spät im Projekt als Problemherde identifiziert. Mit dem QuickCheck-Modell von Braincourt erhalten unsere Kunden in kurzer Zeit eine fundierte Bewertung der eigenen Projektplanung- und Projektdurchführung auf Basis eines individuell anpassbaren, kompakten und auf Best Project Practice basierenden Vorgehens…

…mit dem Ziel, unseren Kunden die notwendigen Handlungsfelder zur Erhöhung der Performance und zur Minimierung der Risiken aufzuzeigen und das Projekt wieder auf den richtigen Weg für einen erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Ausführliche Informationen zum Projekt-QuickCheck finden Sie hier.

Projekt-Review

Die Einschätzung eines unabhängigen Dritten zur Situation in einem Projekt oder Teilprojekt führt zu einer klaren Positionsbestimmung des Projektes, inklusive der Aussage zur Aufstellung für zukünftige Herausforderungen. Die Schwachstellen des Programms oder Projektes inklusive der Maßnahmen zu deren Behebung werden erkannt. Genauso wertvoll kann die Erkenntnis sein, bestätigt zu bekommen, dass der Weg, auf dem man sich befindet, stimmt.

Natürlich macht ein Projekt-Review gerade in notleidenden Projekten Sinn. Wir sind jedoch davon überzeugt, dass Projekt-Reviews auch in gesunden Projekten sehr sinnvoll sind, weil damit bislang nicht erkannte Potentiale genutzt werden können und potentielle Schieflagen im Projekt präventiv verhindert werden können.

Im Rahmen unserer Projekt-Reviews führen unsere Projektmanager eine ganzheitliche Analyse des Projektes durch und berücksichtigen dabei die verschiedenen Blickwinkel aller beteiligten Interessenvertreter. Sie untersuchen u.a. das Zusammenarbeitsmodell, die Projektorganisation, die Informations- und Kommunikationskultur, den formalen Ablauf, das Management von Risiken und das Projektmanagement hinsichtlich Abweichungen und Fehlentwicklungen und zeigen mögliche Korrekturmaßnahmen und Handlungsempfehlungen auf.

Weiterhin dokumentieren unsere Projektmanager die Projektqualität und -effizienz und sorgen dafür, dass alle Anforderungen für ein erfolgreiches Audit erfüllt werden. Ein Projekt-Review unterscheidet sich vom Projekt-QuickCheck hinsichtlich des Umfanges der zu untersuchenden Dimensionen eines Projektes sowie der Detailtiefe der Analyse. Der Projekt-QuickCheck benennt klar, WAS zur Erhöhung der Performance und Minimierung der Projektrisiken zu tun ist. Die Ergebnisse stehen innerhalb einer Arbeitswoche zur Verfügung. Das Projekt-Review untersucht und definiert darüber hinaus sehr detailliert, WIE die Maßnahmen umzusetzen sind, daher ist die Dauer eines Projekt-Reviews mit vier bis fünf Wochen anzusetzen. Die bewährte Vorgehensweise ist es, zuerst den Projekt-QuickCheck durchzuführen und dann darauf aufbauend, je nach Kundensituation, die kritischen Handlungsfelder mittels des Projekt-Reviews zielgerichtet und sicher zu optimieren.

Wir sind der Meinung, dass es nicht genügt, die Vergangenheit und die Gegenwart zu betrachten und beziehen auf Grund dessen in unseren Überlegungen mögliche zukünftige Entwicklungen stets mit ein. Deshalb ist ein Projekt-Review von Braincourt eigentlich ein Projekt-(P)review.

Ausführliche Informationen zum Projekt-Review finden Sie hier.

Coaching

Die Aufgaben eines Projektleiters, die eines Projektsponsors und anderen Verantwortungsträgern im Projektumfeld sind sehr vielseitig und befördern die Betroffenen nicht selten in Situationen, in denen diese sich zum ersten Mal befinden. Von den angesprochenen Personen werden oft spontan Fähigkeiten gefordert, die mit dem eigentlichen Aufgabengebiet der Person nichts zu tun haben. Dies trifft z. B. dann zu, wenn Führungskräfte aus der Linienorganisation verantwortliche Positionen in Projekten wahrnehmen.

Im Rahmen unseres Coachings stehen wir für den adressierten Personenkreis beispielsweise zur Verfügung, um

• als Sparringspartner zur Reflektion konkreter Projektsituationen oder -entwicklungen zu dienen

• unser aufgaben- und rollenspezifisches Wissen zu übertragen

• die Projektinitialisierung zu begleiten und die Verantwortungsträger auf ihre Rollen vorzubereiten

• die sich im Einsatz befindliche Projektmanagement-Methodik zu besprechen und ggf. weiter zu entwickeln

• die mittel- und langfristige Wirkung des Projektes im Unternehmen auf Mitarbeiter, Abläufe und die Organisation zu diskutieren

• Interdependenzen zu parallel laufenden Projekten zu erörtern

Wir verstehen uns als kreativer und empathischer Zuhörer und Gesprächspartner, der aufgrund lang-jähriger, spezifischer Erfahrungen in der Lage ist, die richtigen Fragen zu stellen und Antworten zu geben, die Klarheit bringen.

IT-Security Management

IT-Security Management hat die Umsetzung sicherheitsrelevanter Regeln und Anforderungen zum Ziel, damit die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Informationen erreicht wird. Wir schaffen die notwendigen Voraussetzungen für die Implementierung von Security Management Prozessen, in dem wir nicht nur einen breiten Skill-Mix aus Fach-, Technologie- und Managementwissen in Kombination bereitstellen, sondern auch durch eine gezielte Begleitung von Projekten mit Hilfe von Change Management Methoden eine hohe Bereitschaft und Sensibilisierung für das Thema im Fachbereich schaffen. Unsere Kernkompetenzen liegen in der Analyse, Implementierung und Standardisierung von Security Management und IT-Security Prozessen sowie in der Durchführung des Projektmanagements von Security Projekten.

Hier schaffen wir qualitativ hochwertige Lösungen und Ergebnisse durch folgende Leistungsbausteine:

• Bestandsanalysen und Rapid Security Checks von IT-Strukturen

• Begleitendes Security Management und die Durchführung von Security Audits

• Entwicklung von Sicherheitsanforderungen und -konzepten

• Projekt Management bei komplexen, sicherheitsrelevanten Themen, auch in Verbindung mit Drittanbietern

• Etablierung und Vereinheitlichung von Security Management Prozessen

Unser Security Team unterstützt Sie dabei, mögliche Sicherheitslücken und den damit verbunden Schaden frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen. Durch ein iteratives Vorgehen wird ein Regelprozess initiiert und gelebt, der auch zukünftige Erfordernisse an die IT-Sicherheit abdeckt. Unnötiger Zusatzaufwand entfällt, da unser Vorgehen in enger Abstimmung mit den zuständigen sicherheitsrelevanten Unternehmensbereichen koordiniert wird und eine hohe Akzeptanz außerhalb des Fachbereichs entsteht, wodurch kosten- und zeitintensive Überprüfungen z.B. seitens der Konzernsicherheit entfallen.

Phasenübergreifende Prozesse

Neben den Hauptphasen unseres PM-Vorgehensmodells steuern wir folgende phasenübergreifende Prozesse, die in unterschiedlichen Ausprägungen Bestandteil jedes Projektes sind:

Kommunikation

Wir stellen in unseren Projekten sicher, dass die relevanten Informationen zwischen den Projektbeteiligten sowohl auf Sach- als auch auf Beziehungsebene ausgetauscht werden. Die Basis hierfür ist eine effiziente und effektive Gremienorganisation. Über die Gremienorganisation hinaus organisieren wir projektbegleitend dem Zweck entsprechende Events um Teambuilding zu unterstützen und die Motivation der Mitarbeiter auf einem kontinuierlich hohen Niveau zu halten. Weitere Informationen zu unserem Leistungsumfang „Kommunikation“ finden Sie in unserem Portfoliobaustein Change Management.

Training

Während der Durchführung eines Projektes müssen Gruppen von Mitarbeitern auf konkrete Aktivitäten, die zumeist in der Zeit nach dem Projekt anfallen, vorbereitet werden. Zu diesen vorbereitenden Maßnahmen zählen Schulungen für: Anwender neuer oder veränderter fachlicher Prozesse, Anwender von IT-Systemen (Anfänger/ Experten), Betreiber von IT-Systemen (First-/ Second-/ Third Level Support, User Help Desk, Hardwarebetrieb), Trainer (Train the Trainer-Methode). Braincourt Projektmanager organisieren und begleiten die Durchführung von Schulungsmaßnahmen und setzen Methoden zur Nachverfolgung der Schulungsqualität und des Schulungserfolges ein.

Weitere Informationen zu unserem Leistungsumfang „Training“ finden Sie in unserem Portfoliobaustein Change Management.

Projektmarketing

Über Projektmarketing erreichen wir dedizierte Stakeholder des Projektes und positionieren das Projekt vor dem Hintergrund im Vorfeld konkret definierter Zielsetzungen. Die von uns eingesetzten Marketing-Maßnahmen dienen z. B. dazu, den genannten Personenkreis über den Projektverlauf auf dem Laufenden zu halten, auf das „Going Live“ vorzubereiten, den Nutzen des Projektes zu betonen und für Transparenz zu sorgen bezüglich der Wirkung des Projektes und der Projektergebnisse.

Controlling

Als Projektmanager planen und überwachen wir das Projektbudget, die zeitliche Projektplanung und die Aufgabenerfüllung bzw. Ergebniserarbeitung. Hierzu messen wir kontinuierlich den Projektfortschritt und leiten frühzeitig notwendige Korrekturmaßnahmen ein, um die effiziente und effektive Erreichung der qualitativen und quantitativen Projektziele zu unterstützen und abzusichern. Die proaktive Überprüfung des dem Projekt zugrundeliegenden Business Case zählt ebenfalls zu unserem Rollenverständnis.

Es ist eine unserer Stärken, uns mit unseren vielfach erfolgreich eingesetzten Projektmanagement- und Controlling-Werkzeugen in die Organisation sowie die Prozesse und Strukturen unserer Kunden zu integrieren.

Risikomanagement

Das Erkennen und Bewerten von Risiken, die Einleitung von risikomindernden Maßnahmen, die permanente Beobachtung von Risiken sowie die Risikoberichterstattung an die Projektleitung sind einige der Hauptaufgaben rund um die Aktivitäten des Braincourt Risikomanagements. Durch unsere Unabhängigkeit, vielfältige Projekterfahrung und unser PM-Toolset stellen wir sicher, dass die relevanten Risiken erkannt und mit adäquaten Maßnahmen minimiert oder beseitigt werden. So wird erreicht, dass sowohl die Projektprozesse optimal durchlaufen werden, als auch das Projektergebnis erzielt wird. Wir stellen die richtigen Fragen und erreichen so, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch aus anderen Blickwinkeln gesehen werden.

Qualitätsmanagement

Braincourt führt alle Tätigkeiten und Steuerungsaufgaben nach einer bewährten Methodik durch, die der Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung der Qualität des Projektes dienen. Unsere Projektmanager stellen im Rahmen der Qualitätsplanung sicher, dass die Qualitätsziele sich an Notwendigkeit und Machbarkeit orientieren und damit aus Kundensicht Aufwand und Nutzen optimieren. Durch konsequente Verfolgung der Qualitätsziele gewährleisten wir, dass das Projektergebnis in der definierten Qualität, bei Einhaltung der Zeit- und Kostenvorgaben erreicht wird.

Abschluss

Es ist unser Anspruch, professionell geplante und durchgeführte Projekte, kontrolliert zu einem klar definierten Abschluss zu führen. Ein Projektabschluss der unseren Vorstellungen entspricht, stellt das erreichte Projektziel sicher und gewährleistet die erfolgreiche Nutzung der Projektergebnisse für die Zeit nach dem Projekt.

Ein Projekt abzuschließen heißt für uns insbesondere:

• die Sicherstellung der inhaltlichen und technischen Ergebnisse des Gesamtprojektes, inklusive der erforderlichen Dokumentationen, Handbücher, etc.

• die Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen für die Nutzung der Projektergebnisse, wie z. B. die Organisation bzw. Durchführung von erforderlichen Trainingsmaßnahmen oder die Organisation aller erforderlichen Voraussetzungen für einen erfolgreichen, störungsfreien Softwarebetrieb, inklusive Service Level Agreements, etc.

• die Durchführung eines adäquaten Projektabschlusscontrollings unter Berücksichtigung der qualitativen und der quantitativen Faktoren, inklusive einer vollständigen Nachkalkulation des Gesamtprojektes

• die Erstellung eines formalen, vollständigen Projektabschlussberichtes, der auch alle relevanten Folgeaktivitäten beinhaltet und auf existierende Potentiale hinweist

• die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen, administrativen Abschlusses des Projektes

Projektmanager von Braincourt machen den Projekterfolg messbar und transparent.

Ausführung

Die operative Umsetzung des Projektplanes beginnt mit dem Kick-off des Projektes, das im Rahmen der Initialisierungs- und Planungsphase von unseren Projektmanagern vorbereitet wurde. Eine der wesentlichen Aufgaben die nun ansteht ist natürlich der permanente Abgleich des tatsächlichen Projektverlaufes mit dem Projektplan.

Neben dem kontinuierlichen Monitoring von Projektergebnissen, Terminen und Budgets achten wir zusätzlich auf die weichen Faktoren im Projekt, die auch das Zwischenmenschliche einschließen. Wir betrachten es als sehr wichtig, dass sich jeder interne und externe Projektbeteiligte adäquat informiert und abgeholt fühlt. Und ebenso wichtig ist es unseres Erachtens gemeinsam daran zu arbeiten, dass die Zusammenarbeit funktioniert. Eine bedeutende Voraussetzung hierfür ist ein aktiv gelebter Teamgedanke und eine offene Kommunikationskultur. Diese beiden Aspekte sind auch die Voraussetzung dafür, dass von allen Partnern im Projekt ein gemeinsames Ziel, anstelle von individuellen und im Zweifel nicht komplementären Teilzielen, angestrebt wird.

Projektmanager von Braincourt widmen sich mit der erforderlichen Intensität und den richtigen Methoden der Integration von internen und externen Projektpartnern sowie von unterschiedlichen im Projekt involvierten Beratungshäusern und sichern somit den Projekterfolg ab — den gemeinsamen Erfolg.

Planung

Obwohl wir einen gesunden Pragmatismus schätzen, legen wir großen Wert auf eine qualifizierte und angemessene Projektplanung. Sie ist das Hauptinstrument zur Projektsteuerung, die Grundlage für ein transparentes Zusammenarbeitsmodell und für die Definition der Rollen der Projektbeteiligten.

Das Braincourt-Projektmanagement hilft die passende Projekt- und Gremienorganisation aufzusetzen und das geeignete Vorgehensmodell für die Projektdurchführung zu wählen. Wir definieren mit unserem Kunden den Projektumfang, gliedern diesen unter Berücksichtigung der Kriterien Beherrschbarkeit und eindeutiger Verantwortungszuordnung, koordinieren und integrieren die Aufwandsschätzung, entwickeln die Aktivitäten-, Termin- und Kostenpläne und erstellen die Ressourcenplanung.

Unseres Erachtens ist ein professionell erstellter Projektplan ein wesentliches Werkzeug zur Integration der Projektpartner und zu deren Ausrichtung auf das gemeinsame Ziel.

Initialisierung

Wenn wir Projekte gemeinsam mit unseren Kunden initialisieren, denken wir an alle Dinge, die für den Start und die Durchführung eines Projektes relevant sind: An alle organisatorischen Implikationen ebenso, wie an die Infrastruktur, die Hard- und Software, die beteiligten Projektpartner und deren Informationsbedarf, das Zusammenarbeitsmodell, die Kommunikation, usw.

Unsere Projektmanager klären zu Beginn jedes Projektes oder Teilprojektes die offenen Fragestellungen. Es wird ein Business Case erstellt und die formale Freigabe des Projektstarts erteilt. Wir sorgen dafür, dass ein gemeinsames Verständnis zum Projektziel und zu den Teilprojektzielen sowie über die Rollen der Projektpartner und deren Aufgaben besteht und legen damit das Fundament für eine offene, effektive und effiziente Zusammenarbeit.

Wir sind davon überzeugt, dass eine professionelle Projektinitialisierung eine wesentliche Voraussetzung ist für ein von Offenheit und Konstruktivität geprägtes Projektklima und für spürbare Motivation und Dynamik bei den Projektbeteiligten.